Afbrydelser – effektivt eller ej?
Overspring fører til afbrydelser
Overspringshandlinger er noget de fleste af os kender til eller har prøvet. Overspring er defineret ud fra at du ved hvad du bør gøre med en given opgave, men ‘springer’ til en anden opgave i stedet for og det inden du har skabt værdi. Årsagen til du laver overspring kan være mange og løsningen er simpel. Lad os tage et kig på hvorfor du laver overspring – dine tanker. Du kan ikke kontrollere dine tanker og de ‘popper op’ på de mest ubelejlige tidspunkter når du f.eks. er igang med en anden opgave eller lignende.
Din hjerne bliver ‘inspireret’ af indtryk og det affører tanker, ideer, aktiviteter, opgaver and andre ting som du pludselig kommer i tanke om. Og til tider kommer du også i tanke om ting du helt havde glemt fordi du tidligere havde lavet overspring.
Eksempler på emner som nok ikke er relevante tanker mens du arbejder:
- Husk at svar en given e-mail/chat der ligger i din indbakke
- Aftal møde med kollega og husk at bestille frokost
- Få skiftet dæk på bilen
Frygten for at blive udeladt (Hvis du ikke er online 24-7)
Frygten for at blive udeladt eller FOMO bør forstå som at du ønsker at være godt informeret om alting snarere end du frygter at blive udeladt. Det betyder, at du konstant har brug for at orientere dig om opdateringer – for tænk nu hvis dit bidrag var nødvendigt. Vores konstante ønske om at være tilgængelige og kunne svare indenfor kort tid hænger ikke ret godt sammen med evnen til at være nærværende. Eksempler på du ‘lider’ af FOMO:
- Du besvarer din telefon når du sidder i møde
- Du tjekker dine beskeder (mail, chat, tekst) konstant
- Du tjekker sociale medier eller nyheder mens du arbejder
- Du forsøger at lytte til samtaler i rummet mens du prøver at koncentrerer dig om opgave
Teknologi
En stor del af de daglige afbrydelser er nogen du selv er skyld i. Og når det kommer til teknologi så kan du slå de fleste potentielle afbrydleser fra for at være mere fokuseret og opnå færre afbrydelser for den front. Men ofte har vi tendens til ikke at ville være helt uden disse afbrydelser. For vi bilder os selv ind de godt kan være værdifulde. Men når antallet af afbrydelser skabt af teknologien er høj giver det i løbet af en travl arbejdsdag et stort problem. Du bør derfor fjerne følgende notifikationer:
- Notifikationer på dinr PC/Outlook/Teams
- Notifikations på din smartphone
- Læseruden i Outlook /Teams
- Smartwatch lyde og vibrationer
Selvom du kan skyde skylden på teknologiskabe afbrydelser – så kan du altså selv beslutter om du vil være offer for disse afbrydelser. Så slå notifikationer fra der hvor det giver mest værdi og behold de få der skaber værdi for dig (hvis nogen overhovedet)
Forslag til at håndtere afbrydelser
Er det muligt at eliminere eliminere afbrydelser der skyldes dig selv og teknologien og i sidste ende eliminere udsættelser? Det er grundlæggende en beslutning du skal tage. Du er nød til at tage beslutning om at udsættelser og afbrydelser ikke skaber nogen værdi eller mening. De efterfølgende tips er hjælp til at få dig igang.
- Brug AFSLUT eller BESLUT
- Afslut hvis aktiviteten tager < 5 min.
- Beslut hvis aktiviteten tager > 5 min.
- ’Tøm hovedet’ på din TO DO liste. Projekter i f.eks. MS Planner og mindre og hurtige opgaver i Outlook To Do.
- Træn din evne til at holde dit fokus i så mange situationer som muligt
- Læg din telefon væk når du deltager i møder eller vend den som minimum med bagsiden opad og uden vibrationer tilsluttet (evt. i flymode)
- Gå offline eller kombiner med at arbejde hjemmefra eller andre lokationer (hvis muligt)
- Skærm dig fra alle notifikationer ved at fjerne alarmer, pop-ups osv.
- Brug helst ikke læseruder ved e-mails/chat beskeder
Hvis vi overfører den forrige læring til dit daglige arbejdsliv, er her en opskrift på hvordan du kan gøre: 1) Hav et klar mål, hvis du ikke ved hvad du skal opnå er det svært at vide i hvilken retning du skal gå 2) Idenficer milepæle som skal nås i den kommende periode. Hvordan ved du ellers om de er på rette spor 3) Afsæt tid til de mest værdiskabende aktiviteter på ugentlig basis (e uge fremad). Hvis du ikke booker din tid så gør andre det og formentlig ikke med de opgaver du synes er mest værdiskabende 4) Vælg altid de mest værdiskabende aktiviteter for dagen hvis alt andet ikke lykkes.
Som nævnt er fleksibilitet utrolig vigtigt når det kommer til planlægning. Fleksibilitet opnås ved at have fri tid tilgængelige, også kaldet buffer tid. Tid som ikke er booket til allerede kendte aktiviteter. Hvis du sammenligner din tid med et budget så har du indtægter for 40 timer per uge.
Du bør altid have mindst 40% fri tid = din fleksibilitet. Dette er kun en tommerfingerregel og du kan derfor ændre det i forhold til din job funtkion.