Informationsstyring skal holdes simpelt
En enkel struktur er afgørende
At skabe en effektiv struktur er ikke specielt spændende. Men det er grundlaget for at du kan frigøre tid. Dårlig struktur vil påvirke dit overblik, fokus og evne til at sikre du ikke glemmer noget. Dårlig informationsstyring handler om du bruger alt for meget tid på arkivering, genfinde og søgning efter informationer. Samtidig bruger du mange ressourcer på at vedligeholde dit system.
Sådan får du fixet informations overload
Det følgende afsnit vil fokusere på dit lokale aktive og passive struktur. Det er information der KUN er tilgængeligt for dig og det er meningen. Vi begår ofte en fejl med at al information skal være tilgængelig for alle. Konsekvensen af den tankegang er at alt for mange modtagere bruger for meget tid på at vurdere hvad de skal bruge den viden/info til.
Først skridt er at skelne mellem aktive og passive informationer og efterfølgende om informationen skal være delt eller kun tilgængelig for dig (lokal) Start by distinguishing between active and passive information and subsequently whether the information should be shared or stored local. Et grundlæggende princip i denne metode er at hver lille informationsdel (f.eks. mail, chatbesked osv.) SKAL IKKE håndteres med samme tidsforbrug og energi.
Passive informationer er nyhedsbreve, afdelingsinfo, opdateringer fra interne afdelinger/kolleger og lignende. Det er information som du hurtigt kan skimme igennem og afgøre om der er en opgave eller det blot er nice to know som du hurtig kan arkivere eller slette.
Aktiv information
Modsat passive information er aktiv information der hvor du bør koncentrerer dig mere og bruge mere tid på at afgøre hvad opgaven er. Der vil ofte være en opgave gemt i den type informationer og derfor bør du holde den type informationer tættere på ‘kroppen’ dvs. i specifikke arkiver (f.eks. aktive opgaver mappe, integreret i en opgave eller lignende. I aktive opgaver mappen er ofte i dit foretrukne kommunikationsplatform og du bør have adgang til de data på alle platforme (Laptop, smartphone).
Passiv information
Et effektivt passiv info system er ofte i dit mailsystem, netværks drev (OneDrive), MS Teams eller Intranet (sharepoint). Uanset placering bør du vælge en løsning med maksimalt 8 hovedmapper (kategorier) som relaterer sig til din jobfunktion.
Det kunne være 1) Salg og markedsføring, 2) Partnere 3) Udvikling 4) Kunder 5) Mulige kunder 6) IT 7) Diverse 8) Privat. Alternativt kan du nøjes med en mappe til det hele og så bruge søgefunktionen meget aktivt. Uanset hvad du vælger bør det være så effektivt som muligt, dvs. gå hurtigt når du skal finde info. Hvis du opbygger flere end 2 undermappe niveauer er du ude på et skråplan.
Sådan skaber du ny struktur
Hvis din nuværende struktur indeholder for mange foldere så er du nød til at skabe overblik over hvilke hovedtemaer du ønsker. Gør det med pen og papir inden du omrokerer hele dit arkiv.
Derefter kan du trække og slippe de enkelte mapper op og ned i den ønskede rækkefølge. Undervejs kan du nemt og hurtigt slette de foldere du ikke længere har brug for.
Med forbedringer i Office365 søgesystemer er der mindre og mindre grund til at have et mappesystem. Den simpleste struktur er derfor 1 mappe til al din passive information.