Prioritering – fokus på værdi

af Ulrik Minet | sep 17, 2022 | Prioritering

1. Du har netop lavet en rigtig god prioritering for den kommende periode. Næste morgen møder du på job og har modtaget en besked der fuldstændig ødelægger din gode prioritering og planlægning med en lang række nye tidskrævende opgaver.
2. Du fokuserer på en høj prioritets opgave da en kollega henvender sig og spørger om ‘du har 2 min’ (via chat eller live)
3. Du har en stram frist til næste fredag på en stor og vigtig opgave/projekt. Du har prioriteret at arbejde hjemmefra de næste 2 dage for at nå opgaven. Søndag aften modtager du en invitation til et heldagsmøde om Tirsdagen. Og det vil ødelægge din chance for at få den vigtige opgave færdig.

Matricen er baseret på at du vurdere hvor meget tid en aktivitet tager versus hvor meget værdi den skaber. Når du vurderer tidsforbruget bør det være alt du inkluderer, eksempelvis forberedelse, opfølgning, mødeaktiviteter, opfølgningsmøder osv. Brug 5 minutter på at vurdere hvornår du går fra gul til hhv. rød eller grøn kategori samt grøn til blå kategori. F.eks. kan tidsforbruget skille ved 1,5 til 2 timers tidsforbrug. Værdien kan anskues fra et personligt niveau (operationelt), et team niveau (taktisk) eller strategisk (top ledelses/must win battle niveau). Det er ofte lettest at vurdere værdi i kroner og øre. Altså hvor meget du har sparet / tjent.

Når du har afgjort skillelinjerne mellem de forskellige kategorier er du klar til næste fase. Det handler om at du tager samtlige af dine aktiviteter (opgaver og projekt) og placerer dem i de fire kategorier. Du bør vælge at vurdere ud fra opgave temaer og ikke helt ned på en alt for høj detaljegrad. Når du har udført denne opgave har du et stærkt redskab til at kunne sige til og fra i forhold til nye opgaver der måtte komme din vej.

Afstem din prioriteter med din chef så I er enige. Du kan med fordel have din egen version af en prioriterings matrix liggende ved siden af dig. Det sikrer at du hurtigt kan bruge den i din dagligdag når du skal prioritere en opgave frem for en anden.