Tag nu den telefon

Hvis nu bare dine kolleger, samarbejdspartnere og kunder gad svare deres telefon når du ringede. Ja så ville mange opgaver tage væsentlig kortere tid end vi bruger i dag. For selvom teknologi har hjulpet os med at kunne kommunikere hurtigere så er en meget stor del af kommunikationen via mail og chat. Og hvis du tjekker dine chat/mail tråde vil du opleve der går lang tid fra du starter en dialog til den kan betragtes som afsluttet.

Den skriftlige kommunikation er virkelig ineffektiv

På den tid det tager dig at chatte frem og tilbage med end kollega kunne I have løst 5x flere opgaver hvis I bare have anvendt telefonen. Det behøver altså ikke være så svært men alligevel er det svært – Hvorfor ? Det skyldes vores fantastiske evne til at fylde vores kalender op med alle mulige aktiviteter og imellem alle de møder (for nogen under møderne) har vi en mail og chat tennis kamp. Det er tids og energi krævende og giver mulighed for mange fejl og mangler i opgaveløsningen.

Derfor foreslår jeg at du fremover gør følgende. Prioriter din kommunikation vha. WA – CA – ME – WR. Æren for denne enkle formel kan jeg ikke selv tage. For efterhånden mange år siden hørte jeg konceptet hos en rigtig god kunde/samarbejdspartner.

Forklaring af forkortelserne

  • WA står for Walk. Og det er noget vanskeligt pt. Men hvis du kan så gå hen til dine kolleger, batch  spørgsmål.
  • CA står for Call. Altså ring nu til din kollega hvis du har brug for at få afklaret en opgave, situation, spørgsmål eller lign. Hvis du har mange spørgsmål til samme kollega så batch dine spørgsmål til et opkald
  • ME står for Meet. Aftal et møde, altså hvor du booker det i kalenderen eller arrangerer det ad hoc
  • WR står for write. Brug det som dokumentation på jeres samtale og aftaler i stedet for som universal værktøjet.

 Jeg hørte at en tidligere tysk cheftræner i Brøndby sagde. Hvis du booker mig til  et møde er det fyringsgrund. Har du noget du vil have mit input til så kom forbi mit kontor eller ring.

Og pointen er jo god. Hvis du har noget der er vigtigt hvorfor booker du et møde eller sender en mail? Det må jo betyde at dine møder og mails ikke indeholder noget særlig vigtigt.

Effektiv kommunikation
UA-8832114-1