Effektivitets F.A.Q

Få svar på effektivitets problemer som du kender til eller oplever.

Struktur

Mit skrivebord roder (PC eller skrivebord)

Rod på skrivebordet, PC’en eller i dit hoved påvirker dit fokus, koncentration og dermed også den kvalitet du løser opgaverne med. Du står i et dilemma. De fleste videns arbejdere har brug for at være både fokuserede og kreative i deres job. Og netop kreativitet kan blive stimuleret positivt under ‘rodede’ forhold. Din hjerne bliver stimuleret og kan komme på relevante og kreative ideer i et ‘rodet’ miljø. Men du har også brug for at fokusere og det kræver et struktureret og ryddet miljø. De færreste har to kontorer som kan have hvert sit formål. Anbefalingen er derfor at indrette dit kontor til at være fokuseret og ryddet. Og når du har brug for at være kreativ vil jeg anbefale walk’n talk, whiteboard/flipover møde (med dig selv eller kollega), sætte musik på, og sørge for uforstyrret tid (fra kolleger/telefoner) i den periode du skal være kreativ.

Planlægning

Min planlægning holder ikke?

Hvor meget forventer du at kunne nå? I langt de fleste tilfælde er vi alt for optimistiske omkring hvor mange opgaver vi kan nå at løse. En arbejdsdag har ofte en varighed på 7-10 timer og din hjerne budgettere med alle timerne. Dog er det ikke alle timerne som du har til rådighed. Prøv at lav en liste med alle de aktiviteter (møder, frokost, tjekke mails, planlægge etc.) som du ved SKAL gennemføres. Herefter angiver du hvor meget tid hver aktivitet reelt tager (altså den tid du rent faktisk bruger på opgaven). Hvor meget tid er der tilbage nu ? De fleste vil opleve at mellem 30-80 % af dagen/ugen går med aktiviteter du SKAL/BØR løse. Det betyder, at du i bedste fald har ca. 5 timer og i værste fald 2 timer til rådighed. Og hvis du forventer at kunne løse 5-10 opgaver udover de allerede planlagte aktiviteter er det 3-7 opgaver for meget. For medregn også at du undervejs i opgaveløsningen bliver afbrudt enten af dig selv eller omgivelser. Hent skabelon til at finde frem til hvor meget tid du har til at løse opgaver.

Jeg har ikke tid til at løse opgaven

Du har altid tid til at løse en opgave. Spørgsmålet er snarere om du prioriterer at løse opgaven. Du bør altid være ærlig omkring hvilke opgaver du påtænker at løse og hvilke du ikke gør. Dvs. når dine kolleger kontakter dig bør du i det sekund du erkender at du ikke kommer til at løse opgaven gøre det klart for dine kolleger. Ellers har de ingen chance for at finde andre der kan løse opgaven. Se mere under prioriterings redskaber til at vælge de rigtige opgaver.

IT

Lav en læseliste på din smartphone

Lav læse liste på din telefon til når du har ventetid pga. nedbrud i IT systemer eller lignende. Hent vejledning her. https://bestpractice.dk/wp-content/uploads/2017/07/Smartphone-Lav-læseliste-DK.pdf

Fandt du ikke hvad du ledte efter? Kontakt os!

For spørgsmål du ikke fandt svar på, kontakt os på info@bestpractice.dk eller +45 4070 3035

022032051 041

Share This
UA-8832114-1