Effektive møder og mødekultur bør være helt naturligt. De fleste medarbejdere og ledere skal leve op til en forventning om at være tilgængelig i løbet af en arbejdsdag. Oplevelsen hos rigtig mange er det stik modsatte. De er ikke tilgængelige og deres kolleger er heller ikke. Men hvorfor er det et problem? En organisation lever af at medarbejdere og ledere skaber værdi sammen og kan løse problemstillinger i samspil – og ikke kun mødes og snakke status i endeløse møderække. Organisationer skaber værdi når medarbejdere og ledere skaber interaktioner imellem møderne og værdi opstår når de løser opgaver/aktiviteter som deres kunder efterspørger.

Men som situationen er lige nu er mange medarbejdere og lederes kalender fyldt op med møde efter møde. Der er ikke engang tid til at forberede mødet eller udføre aktionerne der udspringer af mødet.

 

Covid-19 har medvirket til endnu flere møder

Selvom der bliver kæmpet med at udholde det meget hjemmearbejde så oplevede mange også at der er blevet frigjort værdifuld tid fordi der ikke længere var nogen nævneværdig transport til kontoret.

Desværre er denne ekstra tid ikke blevet udnyttet særligt effektivt til værdiskabelse. Fordi dagene er fyldt med møder begynder mødedagen blot 1-1,5 time før og slutter ligeledes senere. Så samlet er arbejdsdagen blevet væsentligt forlænget og i det tilfælde hvor det er flere møder bliver mængden af opgaver som skal løses om aftenen bare større og større.

Hvorfor er vi endt i et mødehelvede?

Som udgangspunkt er vi selv problemet og løsningen hvilket er positivt. For det betyder vi kan gøre noget ved problemet. Der er to primære årsager til at vi ender i et mødehelvede:

1) Kalender gennemsigtighed bliver misbrugt.

I teorien er det genialt at vi kan følge med i hinandens aftaler. Men i praksis har det en slagside. Når alle kan se alle aftaler i enhver kollegas kalender har jeg muligheden for at vurdere om mit møde er vigtigere end den aftale du har stående i din kalender. For jeg kan læse at det jo bare er en opgave du har afsat tid til. Og vi ved jo alle at møder er vigtigere end opgaver. Men sådan burde det ikke være. For selvom du kan se hvad jeg har aftalt med mig selv giver det dig ikke retten til at trumfe med et møde som i din verden er vigtigere. Og slet ikke hvis det er med kort varsel (f.eks. 1 uge). Du burde i stedet overveje om ikke du kunne løse opgaven (som du er ved at invitere til møde omkring) på en anden måde. Og så være i lidt bedre tid næste gang.

2) Ledelsen igangsætter alt for mange aktiviteter.

Når en ledelse kigger ned i organisationen vil de gerne se travlhed. Der skal være en summen lige som en bikube. For så sker der noget, vi rykker os og folk er aktive. Problemet er to ting. For det første er travlhed ikke lig mere værdi. For det andet afføder ethvert nyt projekt en lang række mødeaktiviteter nede i organisationen. Og når et nyt projekt søsættes bliver det sjældent anskueliggjort hvor meget tid det betyder for den enkelte medarbejder ift. antal møder. For et møde indeholder jo også forberedelse og opfølgning, se mulig løsning her.

Men det er yderst sjældent en ledelse har overblik over hvor meget tid der bruges i organisationen på de enkelte projekter og hvornår det er tid til at igangsætte nye projekter. Det er let nok at lave overblik over samtlige projekter der er i gang og hvilke afdelinger der er optaget af de projekter. Men grundlæggende bør samarbejdskulturen ændres. For det lader til at den eneste måde vi kan løse opgaver på er ved at lave mødeaftaler. Derfor bør der gøres op med måden vi samarbejder på og hvordan vi anvender møder som den eneste løsning.

Som leder skal du være opmærksom på følgende: Du bruger 6 måneder til at tænker over nyt projekt, dine medarbejdere får 6 uger til at løse projektet. Det burde være omvendt eller 6 måneder for begge parter. Det stiller omvendt store krav til din planlægning og personlige effektivitet. Læs tips og tricks til at blive mere effektiv her.

 

Hvordan løser du mødeudfordringen?

Løsningerne er simple.

  • Luk kalenderen. Ændre kalender indstillingerne så dine kolleger kun kan se om du er optaget eller ledig.
  • Deleger. Hvorfor skal du deltage i mødet. Kunne du ikke sende en medarbejder som efterfølgende kan give dig highlights fra mødet eller du kan læse beslutningsreferatet.
  • Afstem ethvert møde op imod din/jeres målsætning. Det kunne f.eks. være at mødet SKAL understøtte vækst eller kundetilfredshed før jeg vil acceptere det.
  • Afvis møder der ikke lever op til højt kvalitetsniveau. Hvis ikke mødet indeholder en agenda hvor din rolle er angivet og har et klart formål så bør du afslå mødet.
  • Afsat begrænset tid til møder. Tillad ikke at møder fylder mere end 2,5 til 3 timer pr. dag og gerne i blokke. Altså ikke spredt over dagen men f.eks. fra 10-12:30
  • Brug en virtuel assistent. Hvis du ikke kan gøre noget af ovenstående og fortsæt SKAL deltage i møderne så kan du delegere nogle af dine andre opgaver. Hvis du ikke har medarbejdere kan du anvende en virtuel assistent, læs mere om det her.

Kom i gang med at ændre vanen

Jeg er klar over det kan være vanskeligt at ændre en vane. Men prøv lige denne øvelse så vil du opdage hvor fjollet det egentlig er at lade være og det kan også give dig en mulig løsning på problemet.

Stil dig spørgsmål HVOFOR fem gange.

  1. Hvorfor er jeg ikke tilgængelig for mine kolleger?
    Fordi min kalender er fyldt med aftaler og møder
  2. Hvorfor ?
    Fordi jeg er med i mange projekter, aktiviteter og har travlt
  3. Hvorfor?
    Fordi jeg er flaskehals i organisationen
  4. Hvorfor?
    Fordi jeg har været ansat i mange år og kender alle vores kunder bedst
  5. Hvorfor?
    Fordi jeg ikke har været god nok til at delegere opgaver til mine nye kolleger

Her får du så også et løsningsforslag. Din opgave er nu at delegere og overdrage flere opgaver til dine kolleger.

Vil du have flere tips og tricks så skriv dig op til mit månedlige nyhedsbrev ‘Do It Now’

UA-8832114-1